Jak to mówią jesień to idealne miesiące na organizację konferencji – coś o tym wiemy! 🙂 Wystarczy spojrzeć na nasz O4owy kalendarz, by przekonać się ile fantastycznych wydarzeń dzieje się w naszym centrum konferencyjnym! Część z tych spotkań organizowana jest przez naszych O4rian, ale również wiele zewnętrznych firm szuka u nas miejsca na organizację swoich wydarzeń! Czego możecie się spodziewać we wrześniu? Sprawdźcie!
Skoro wszyscy organizujemy konferencje, szkolenia i spotkania – warto wiedzieć jak tego NIE ROBIĆ! Nie robić? Dokładnie! Jako organizatorzy wielu wydarzeń i gospodarze wielu konferencji mamy – niemalże wyryty w skale – zestaw zasad, które przestrzegamy podczas projektowania wydarzeń. Jak doskonale wiecie – uwielbiamy się dzielić 🙂 A zatem przed Wami, zbiór złotych myśli na temat: „Jak nie organizować konferencji”. Wszystko to, o czym piszemy doświadczyliśmy jako bywalcy konferencji na całym świecie, niektóre z tych błędów popełniliśmy i my, ale wiadomo – najważniejsze uczyć się na błędach!
Sprzedaż pod płaszczykiem wykładu!
Przyznacie, chyba nie ma gorszego i bardziej niewybaczalnego błędu konferencyjnego! Namawianie ludzi na słuchanie prezentacji sprzedażowej, która nic nie wnosi do ich życia, nie niesie za sobą żadnej wiedzy czy inspiracji i jest nastawiona jedynie na wypunktowywanie (często w okropny, bardzo nieneuropozytywny sposób) swoich zalet czy przewag jest nie do zniesienia. Nawet jedna może zepsuć humor uczestnikowi. A co dopiero, jak jest ich kilka!
Kochani sponsorzy!
Organizatorzy powinni znaleźć pomysł na sponsora, jeśli takowy chciałby wystąpić jako prelegent. Mówmy: „NIE!” wulgarnej sprzedaży na scenie. Częstą niewybaczalną pomyłką, jest pozwalanie sponsorowi na sprzedaż, lecz co gorsze – wciskanie go między dwa ciekawe wykłady. ¾ widowni wyjdzie przed kolejnym wykładem i przez to bardzo ciekawe treści nie doczekają się należytej uwagi i widoczni. Tracą na tym i słuchacze, i fajny prelegent!
Wiara w panele dyskusyjne i „przecież musi się udać”
Niech rzuci kamieniem, ten kto nie zorganizował panelu dyskusyjnego podczas swojej konferencji. I jak Wam się udało? Bo nam średnio, tak – przyznajemy się do tego błędu 😉 Otóż na świecie istnieje zaledwie kilku dobrych moderatorów paneli i profesjonalnych panelistów. W swoim życiu widzieliśmy może trzy panele, w czasie których: paneliści słuchali siebie nawzajem i odpowiadali sobie wzajemnie, spierali się lub uzupełniali w inspirujący sposób, byli przygotowali i moderowani czasowo, a moderator CIEKAWIE, twórczo i z uwagą podsumowywał to, co się w dyskusji wydarzyło. Panel dyskusyjny to naprawdę trudna sztuka, która wymaga przygotowania – i moderatora, i uczestników! Zatem jeśli chcesz zorganizować panel dyskusyjny przygotuj do niego wszystkie obecnie podczas niego osoby. Jeśli prosisz prelegenta o przygotowanie materiałów i nic nie dostajesz, wiedz, że coś się dzieje! Dobry panelista, to przygotowany panelista! Nie wierzcie, w to, że panel „po prostu się uda”!
„Czy ma ktoś pytania?”
Sakramentalne „zapraszamy do zadawania pytań” najczęściej wywołuje z sali tych, którzy mają niewyobrażalną chęć opowiedzenia o sobie – często bez związku z toczącym się wykładem czy rozmową, albo – z rzadka – tych mocno niezgadzających się z prowadzącym i to niekoniecznie z powodów merytorycznych. Jeśli chcemy wciągnąć do rozmowy więcej ciekawych osób, miejmy w zanadrzu kilka osób przygotowanych, zadających ciekawe, kontrowersyjne pytania. Wtedy jest szansa na naprawdę ciekawe uzupełnienie zamiast zawsze krępującej ciszy lub głosu niedocenionego przez wszystkich potencjalnego znawcy wszystkiego 🙂
„Ale ten wykład miał się zacząć godzinę temu!”
Nietrzymanie się czasu – to zmora konferencji. Nigdy nie wiesz, na co wchodzisz na salę, bo tak naprawdę to, na co przyszedłeś na 13:00 zacznie się o 14:15… Profesjonalizm polega na pilnowaniu czasu. To najcenniejsze co mamy. Tak planujmy program, by był w nim czas na zmianę prelegenta, zadawanie pytań. A jak prelegent przedłuża – to mu przerywajmy. Następnym razem przygotuje się lepiej!
Pyszne jedzonko!
O tym chyba wiemy wszyscy! Jak na weselu, jedzenie na konferencji musi być smaczne, musi być na czas i nie może go zabraknąć 🙂 Aktywne uczestniczenie w konferencjach jest wyczerpujące, a nie ma nic gorszego niż głodny uczestnik. A zatem jeśli nie chcemy, by tłumy uczestników naszego wydarzenia opuściło nagle salę w poszukiwaniu lunchu, lub przestało skupiać się na tym, co chcemy przekazać bo zajmuje się komentowaniem tego jak bardzo są głodni – zadbajmy o to, by zaspokoić piramidę potrzeb naszych gości! 🙂
Coś jeszcze?
Co dodalibyście do tej listy? Co według Was jest największą zmorą każdej konferencji? Może miejsce? Jeśli jednym z Waszych kłopotów jest znalezienie odpowiedniego miejsca na organizacją konferencji (artykuł zawiera lokowanie produktu ;)) zapraszamy do naszego O4 Coworking. Mamy tu ogrom sal, służymy pomocą i doświadczeniem – w końcu do września w naszej przestrzeni odbyło się już ponad 250 wydarzeń. Jeśli chcesz zorganizować wydarzenie w świetnym miejscu – zapraszamy!