Myślisz o organizacji dużego spotkania hybrydowego? Masz dylemat, czy ta opcja jest odpowiednia dla Twojego teamu? Zastanawiasz się, jak pogodzić świat online z offline? Zależy Ci na frekwencji podczas spotkania? Mamy dla Ciebie kilka wskazówek, na co zwrócić szczególną uwagę organizując spotkanie hybrydowe.
DLACZEGO HYBRYDA?
Warto na początek zastanowić się na czym najbardziej Ci zależy i co chcesz osiągnąć organizując spotkanie łączące świat online i offline. Zestawienie tych dwóch sfer może przynieść, więcej korzyści niż Ci się wydaje.
Wybór opcji online + offline jest odpowiedni jeśli:
- stawiasz na bezpieczeństwo uczestników
- zależy Ci na dużej frekwencji
- chcesz, by wszyscy mogli wziąć udział w spotkaniu niezależnie, gdzie się znajdują
- myślisz o komforcie słuchaczy i dajesz im możliwość wyboru.
Decyzja o wyborze tego rozwiązania powinna być podyktowana tym, czego aktualnie oczekują Twoi pracownicy, zespół, czy osoby z którymi zamierzasz się spotkać. Bo przecież spotkania hybrydowe to nie tylko te w obrębie zespołu. Opcja ta wykorzystywana jest także na spotkania z potencjalnym klientem, czy partnerem.
Osoby, z którymi się spotykasz na pewno docenią możliwość wyboru, że sami mogą podjąć decyzję, jak w danym momencie jest im wygodnie – spotkać się na żywo, czy online. To już duży plus na start i większe szanse na powodzenie spotkania. A do tego możesz uniknąć wymówek typu: “nie mam czasu”, “stoję w korku, nie zdążę” albo “nie mam z kim zostawić dzieci”.
Możliwość uczestnictwa w spotkaniu niezależnie od aktualnego miejsca pobytu, sprzyja większej mobilizacji – wystarczy tylko włączyć odpowiedni “odbiornik”, by uczestniczyć w spotkaniu. Nie trzeba dojeżdżać i wyglądać nienagannie 😉 Zarówno Ci, którzy wolą spotkać się online, jak i Ci, którzy mają ochotę zobaczyć się na żywo, są usatysfakcjonowani. A na tym nam przecież zależy.
WYBIERZ NAJLEPSZE MIEJSCE
Dostosowane do tego typu spotkań miejsce to połowa sukcesu. Idealna przestrzeń, przeznaczona na takie wydarzenia, zapewnienie środków bezpieczeństwa stacjonarnie, zachowanie dystansu, tak by każdy kto zdecydował się przybyć osobiście, czuł się komfortowo, możliwość transmisji spotkania – wszystkie te elementy pomagają w osiągnięciu sukcesu. Im więcej elementów, na które zwrócimy uwagę podczas organizacji wydarzenia i którymi podzielimy się z odbiorcami, zapraszając ich na spotkanie, będzie niezwykle pomocne w podjęciu decyzji o uczestnictwie. Otoczenie ma na nas ogromny wpływ, dlatego ważne jest, by potencjalni słuchacze mieli świadomość tego, że nie był to przypadkowy wybór.
DOBIERZ ODPOWIEDNIE NARZĘDZIA
Sprawy związane ze sprzętem zawsze przysparzają najwięcej wyzwań. Najbardziej komfortowym rozwiązaniem jest postawienie na przestrzeń, która oferuje dodatkowy sprzęt do transmisji – komputer, nagłośnienie, kamerę itd. To zdecydowanie ułatwi organizację. Idealnie, jeśli w pakiecie otrzymamy także osoby, które znają się na wszystkich technicznych zagwostkach związanych z transmisją online. Wówczas mamy pewność, że nie będzie katastrofy i zostaniemy wybawieni z każdej opresji. A uwierzcie – zawsze się coś “sypnie” 😉
POSTAW NA SPRAWNE PROWADZENIE SPOTKANIA
Tu kolejny ważny punkt, w którym znaczenie ma czynnik ludzki, bowiem osoba prowadząca spotkanie ma nie lada zadanie, by czuwać nad całością. Stałe i bieżące monitorowanie spotkania – zarówno online i offline – jest niezbędne. Trzeba reagować na wszystko, co dzieje się podczas meetingu. Zarówno w przypadku planowanych, jak i nieplanowanych działań. To umiejętność sprawnego reagowania na nagłe sytuacje finalnie odpowiedzialna jest za sukces. Kiedy wszystko jest ok, nie ma się do czego przyczepić, spotkanie przebiega bez zakłóceń, możemy mówić o dobrze wykonanym zadaniu. jednak to właśnie w sytuacjach awaryjnych pokazujemy, jak dobrzy jesteśmy w tym, co robimy i jak potrafimy wybrnąć z opałów. A to z pewnością zostanie zapamiętane 😉
DOBRA WIADOMOŚĆ DLA CIEBIE!
Organizacja wydarzeń hybrydowych przysparza wiele pracy. Zadań jest sporo, a elementów, o które należy zadbać, jeszcze więcej. Jednak mamy dla Ciebie dobrą wiadomość. Nie musisz o tym wszystkim pamiętać! W sumie to możesz o tym zapomnieć. A o czym pamiętać warto? Możesz zostawić to nam! Nasz team podzieli się chętnie swoim doświadczeniem w organizacji wydarzeń i zrobi to za Ciebie 🙂
Więcej o naszej usłudze EVENTOWNIA, czyli zespole specjalistów od organizacji wydarzeń, możesz przeczytać tutaj: https://o4.network/projekty/eventownia-o4-organizacja-eventow/
Potrzebujesz naszej pomocy? Daj znać! Czekamy z całym bagażem doświadczeń i kolejnymi pomysłami na coraz to lepsze wydarzenia 😉 Z każdym czujemy, że jesteśmy w tym jeszcze lepsi! 🙂
